9 191 Administration Manager jobs in Vietnam

:

• Xử lý tất cả các công việc hành chính chung liên quan đến việc khởi động nhà máy
• Quản lý thiết bị văn phòng, bảo trì cơ sở vật chất, thiết lập nội quy và quy định
• Quản lý các công việc liên quan đến nhân sự và lao động
• Chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội, quản lý hợp đồng lao động
• Hỗ trợ người Nhật Bản làm việc tại nước ngoài
• Phiên dịch/biên dịch, hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài
• Liên hệ với các cơ quan chính phủ, ban quản lý khu công nghiệp và các nhà cung cấp bên ngoài; chuẩn bị và nộp các tài liệu cần thiết
• Quản lý nhân viên địa phương và xây dựng đội ngũ

Yêu cầu công việc:

• Giới tính: Bất kỳ
• Độ tuổi: Bất kỳ
• Trình độ học vấn: Đại học
• Ngoại ngữ: Tiếng Nhật N3~N2 trở lên, Tiếng Anh: Thành thạo đọc viết (ví dụ: hợp đồng, giao tiếp với đối tác kinh doanh)
• Số năm kinh nghiệm: Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính và Nhân sự
• Am hiểu luật lao động và hệ thống bảo hiểm xã hội của Việt Nam
• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản

Ưu tiên:

Có kinh nghiệm làm việc tại công ty khởi nghiệp (giai đoạn khởi nghiệp)

Có kinh nghiệm ở vị trí quản lý/giám sát

Quyền lợi được hưởng:

8:00 sáng - 5:00 chiều (nghỉ giải lao 1 tiếng) | Thứ Hai đến Thứ Sáu, Thứ Bảy cách tuần

Thời gian thử việc: 2 tháng (100% lương trong thời gian thử việc)

Địa điểm làm việc: Đồng Nai

Lương: 2000K K VND một tháng

Loại hình công việc: Thỏa thuận thời gian

Yêu cầu:

Quyền lợi: Thưởng Tháng 13, Thưởng Lễ-Tết, Văn Hóa Công Ty Tốt, Môi Trường Chuyên Nghiệp

Hạn nộp:

Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm làm việc

Bằng cấp: Không yêu cầu

Lĩnh vực: Hành chính/ Nhân sự -Hành chính/ Văn phòng,Nhân sự;Kế toán/ Tài chính -Kế toán, Kiểm toán - Tiếng Nhật, Tiếng Anh, Luật Lao Động, Luật BHXH, Quản Lý Dự Án

Kỹ năng: Hành Chính Nhân Sự, Giám đốc Nhân Sự, Quản Lý Nhân Sự, Hành Chính, Hành Chính Văn Phòng

Số lượng cần tuyển: 1

Giới tính: Không yêu cầu

• Lead and manage the office administrative team, providing guidance, training, and performance management.
• Develop, implement, and refine operational policies and procedures to optimize office efficiency and productivity.
• Oversee facilities management, including maintenance, repairs, space planning, and office supplies.
• Manage vendor relationships, including negotiating contracts and ensuring the quality of services.
• Coordinate company events, meetings, and travel arrangements.
• Ensure compliance with health, safety, and security regulations within the office environment.
• Manage budgets for office operations and administrative expenses.
• Serve as a key point of contact for internal staff and external stakeholders regarding administrative matters.
• Implement and manage systems for records management, correspondence, and information flow.
• Contribute to strategic planning initiatives related to office infrastructure and operational support.

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Minimum of 7 years of experience in operations management or office administration, with at least 3 years in a supervisory or managerial role.
• Proven experience in managing diverse administrative functions, including facilities, HR support, and event coordination.
• Strong leadership, team management, and interpersonal skills.
• Excellent organizational, time management, and problem-solving abilities.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and familiarity with office management software.
• Strong negotiation and vendor management skills.
• Ability to develop and implement effective operational policies and procedures.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Proactive approach to identifying and addressing operational challenges.

Job Title
:
Administration Office Manager

Department:
Administration Office

Reports to
:
Principal / Board of Principals

Job Purpose

Ensure the smooth and efficient operation of the Principal's Office, serving as an administrative and communication bridge between the Board of Principals and all departments. Provide advice and support on HR, organizational, and planning matters (in coordination with specialized departments) to enhance governance, workforce development, and ensure the school's strategic goals are effectively executed.

Key Responsibilities

1.
Administration – Office Management

- Manage all administrative and office activities, document control (incoming/outgoing correspondences, regulations, internal decisions), archiving, and reception.

- Coordinate meeting schedules, official events, and external relations for the Board of Principals.

- Draft, review, and ensure quality control of administrative documents.

2.
Human Resources
(phối hợp với Phòng Nhân sự/HCNS)

- Coordinate recruitment, performance appraisal, rewards/disciplinary actions, training, and staff development.

- Support HR policy implementation, employment contracts, appointments, and transfers per the Board of Principals' direction.

- Monitor compliance with policies, professional ethics, and school culture.

- Support organizational structure and manpower planning.

3.
Planning

- Participate in strategic planning, annual academic and financial plans.

- Prepare materials for leadership meetings, conferences, and signing ceremonies.

- Coordinate information flow and monitor progress of units to ensure alignment with the overall plan.

- Consolidate and submit regular/ad-hoc reports.

4.
Internal & External Relations

- Coordinate international cooperation programs (student/teacher exchanges, academic projects).

- Act as the official liaison between the Board of Principals and other departments/partners.

- Manage communication flow, ensuring confidentiality and professionalism.

5.
Career & University Guidance

- Supervise career counseling and university guidance for students.

- Connect with local and international universities.

- Coordinate career fairs, study abroad seminars, and recruitment sessions.

6.
Academic Events

- Supervise school-wide academic events (seminars, forums, science fairs) to ensure alignment with educational goals and strategy.

- Work with departments and partners for professional execution.

7.
Discipline & Student Supervision

- Manage the supervision team, ensure compliance with school rules, coordinate with homeroom teachers for disciplinary actions.

- Report special cases and propose solutions.

8.
School Safety & Child Protection

- Lead implementation of school safety, anti-bullying, fire prevention, and health policies.

- Monitor compliance with child protection regulations.

- Organize awareness activities for students, parents, and staff.

Job Requirements

• Education

- Bachelor's degree or higher, preferably in Office Administration, Educational Management, Human Resources Management, or related fields.

- Master's degree in Management or Educational Leadership is a plus.

• Experience

- Minimum 5 years of experience in administration, HR, or educational management.

- At least 3 years in a supervisory or managerial role.

- Experience in international schools or large educational organizations is preferred.

• Knowledge & Skills

- In-depth knowledge of administration, HR processes, and planning management.

- Proficiency in MS Office and information management systems.

- Strong communication, negotiation, organizational, and problem-solving skills.

- Excellent writing and document preparation skills.

- Strong analytical and reporting abilities.

- Fluent in English (IELTS 6.5+ or TOEIC 850+ equivalent).

• Personal Competencies

- Strategic thinking and planning skills.

- Leadership and influencing skills.

- Ability to work independently and in teams.

- High integrity, confidentiality, and professionalism.

- Ability to work under pressure and manage multiple tasks simultaneously.
mple: Excellent verbal and written communication skills

• Oversee daily administrative operations, including office management, supplies, and equipment.
• Manage facilities maintenance, ensuring a safe and productive working environment.
• Develop and implement efficient office policies and procedures.
• Manage vendor relationships, negotiate contracts, and ensure timely delivery of goods and services.
• Oversee procurement processes and manage inventory levels.
• Support HR functions related to onboarding, employee engagement, and administrative compliance.
• Coordinate logistics for meetings, events, and travel arrangements.
• Identify opportunities for process improvement and implement cost-saving measures.
• Supervise and mentor administrative support staff.
• Ensure compliance with company policies and relevant regulations.
• Handle confidential information with discretion and professionalism.
• Collaborate with different departments to provide administrative support and facilitate inter-departmental communication.

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Minimum of 4 years of experience in operations management or a senior administrative role.
• Proven experience in facilities management, procurement, and vendor relations.
• Strong understanding of office administration best practices.
• Excellent leadership, problem-solving, and decision-making skills.
• Proficiency in MS Office Suite and administrative management software.
• Ability to manage budgets and control expenses effectively.
• Strong organizational and time management skills, with the ability to multitask.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Experience in a hybrid work environment is advantageous.

• Oversee and manage day-to-day administrative operations remotely.
• Develop, implement, and refine administrative policies and procedures.
• Manage vendor relationships and oversee procurement processes.
• Coordinate internal projects and ensure timely completion.
• Supervise and support administrative staff, providing guidance and training.
• Manage departmental budgets and track expenses.
• Ensure compliance with company policies and relevant regulations.
• Facilitate communication and collaboration across departments.
• Implement and maintain efficient record-keeping systems.
• Identify and implement process improvements to enhance operational efficiency.
• Serve as a point of contact for administrative inquiries and support.

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Minimum of 5 years of experience in operations management, office management, or a similar administrative role.
• Proven experience in managing remote teams or operations is highly desirable.
• Excellent organizational, time management, and multitasking skills.
• Strong proficiency in project management and administrative software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace, task management tools).
• Exceptional communication, interpersonal, and problem-solving abilities.
• Ability to work independently with minimal supervision in a remote setting.
• Experience with budgeting and vendor management.
• Knowledge of administrative best practices and compliance standards.

• Manage and coordinate all office operations, ensuring efficiency and smooth workflow.
• Supervise and train administrative staff, delegating tasks and managing performance.
• Oversee the ordering and maintenance of office supplies, equipment, and facilities.
• Develop and implement office policies and procedures to improve operational efficiency.
• Manage the office budget and track expenses.
• Act as a primary point of contact for internal staff, visitors, and external vendors.
• Coordinate travel arrangements and accommodations for staff.
• Organize and plan company events, meetings, and social gatherings.
• Ensure the office environment is welcoming, organized, and compliant with safety standards.
• Manage incoming and outgoing mail and deliveries.
• Maintain office filing systems, both physical and digital.
• Provide administrative support to management and other departments as needed.
• Troubleshoot and resolve office-related issues promptly.
• Assist with onboarding new employees, including setting up workstations.
• Contribute to a positive and productive workplace culture.

• Proven experience as an Office Manager or in a similar administrative role.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Strong leadership and people management abilities.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software.
• Exceptional written and verbal communication skills.
• Ability to multitask and prioritize effectively in a dynamic environment.
• Detail-oriented with strong problem-solving capabilities.
• Experience in managing office budgets and vendor relationships.
• Familiarity with working in a hybrid model is advantageous.
• A degree in Business Administration or a related field is a plus.

Mô tả công việc:

(Mức lương: triệu VNĐ)

• Xử lý tất cả các công việc hành chính chung liên quan đến việc khởi động nhà máy

• Quản lý thiết bị văn phòng, bảo trì cơ sở vật chất, thiết lập nội quy và quy định

• Quản lý các công việc liên quan đến nhân sự và lao động

• Chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội, quản lý hợp đồng lao động

• Hỗ trợ người Nhật Bản làm việc tại nước ngoài

• Phiên dịch/biên dịch, hỗ trợ truyền thông nội bộ và bên ngoài

• Liên lạc với các cơ quan chính phủ, ban quản lý khu công nghiệp và các nhà cung cấp bên ngoài; chuẩn bị và nộp các tài liệu cần thiết

• Quản lý nhân viên địa phương và xây dựng đội ngũ

Chức vụ: Trưởng Nhóm/Trưởng Phòng

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

• SALARY: Upto 800 – 1200$ gross

• WORKING TIME: 8:00 sáng – 5:00 chiều (nghỉ 1 giờ) từ thứ Hai đến thứ Sáu, cộng thêm các ngày thứ Bảy xen kẽ

• OTHER BENEFITS:

• Thời gian thử việc: 2 tháng (100% lương trong thời gian thử việc)

• Môi trường làm việc bằng tiếng Nhật, nhiều cơ hội giao tiếp bằng tiếng Nhật.

• Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cao.

• Bảo hiểm theo luật VN

• Các phúc lợi khác sẽ được trao đổi chi tiết trong buổi PV

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học

Yêu cầu công việc:

• Trình độ học vấn: Đại học

• Tiếng Nhật N3~N2 trở lên, Tiếng Anh: Thành thạo đọc viết (ví dụ: hợp đồng, giao tiếp với đối tác kinh doanh)

• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính và Nhân sự

Bắt buộc phải có

• Hiểu biết về luật lao động và chế độ bảo hiểm xã hội của Việt Nam

• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản

Ưu tiên:

• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty start-up (giai đoạn khởi nghiệp)

• Có kinh nghiệm ở vị trí quản lý/giám sát

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Hành Chính Tổng Hợp

Đại Học

5 - 7 năm