797 Administrative Support jobs in Vietnam

Service> Service Delivery > SSC- Contract Management

Responsibilities

• Validate contract billing terms; set up and keep track of the billing plan for each contract; ensure the billing progress is on time and in compliance with contract terms and conditions.
• Set up calculations for all kinds of contract fees (Interim fee, maintenance fee, bonus fee, price adjustment) and sales order settlement (selling materials or executing additional services).
• Work with the customers to get approval or confirmation of the calculations and coordinate with the Finance department for invoice issuance.
• Generate, draft and prepare payment documents and other paperwork which are required for the payment process and submit to customers.
• Collaborate with related departments to collect adequate data to generate accurate calculations.
• Coordinate with the Finance department and billing stakeholders to release the invoice on time and in an accurate manner.
• Coordinate with internal stakeholders to handle customers' inquiries concerning invoices and payment documents; propose effective solutions to solve the issues.
• Support on identifying invoicing gaps and mis-matching information, clarifying and reconciling invoicing information.
• Record and monitor all invoice information and other related data to control effectively the invoice progress and assist the reconciliation (if any).
• Adequately record all invoices in SAP, ensuring compliance with invoice issuance timeline and accuracy in invoicing numbers.
• Follow the company's policies and processes relating to invoice issuance.
• Collaborate with or assist the internal stakeholders to maintain and enhance the standard operating procedures (SOP)
• Support in creating internal requests to set up a document workspace for customers (Vestas Online workspace).
• Provide data input for report generation process upon the new contract signing (MCR Contractual reporting core data)

Qalifications

• University graduates in Business Administration, Finance, Commerce or Economics
• A minimum of 5 years of work experience in a similar domain of work
• Fluency in English is relevant
• Speak, read and write in Vietnamese

Competencies

• Understanding of invoicing work, contract management, and sales support
• Proficient in MS Office - specific to MS Excel.
• Data entry and management skills.
• Fluent in English (both oral and writing skills)
• Familiarity with SAP platforms (plus)
• Attention to details and problem-solving with numbers.
• Experience in organizing a wide range of information and handling documents.
• Ability to prioritize workloads to meet the deadlines.
• Ability to work and manage time efficiently.
• Ability to establish and maintain effective working relationships with co-workers and customers
• Solid stakeholders and process management to meet the deadlines.
• Initiative-driven mindset and methodical approach.

Primary work location: Ho Chi Minh City, Vietnam

You can apply online by clicking on the "Apply Online" button at the top or bottom of this page

Please note: We do amend or withdraw our jobs and reserve the right to do so at any time, including prior to the advertised closing date. Please be advised to apply on or before the 30th of September 2025

BEWARE – RECRUITMENT FRAUD

It has come to our attention that there are a number of fraudulent emails from people pretending to work for Vestas. Read more via this link.

Our commitment to a fair hiring

At Vestas, we evaluate all candidates solely based on their professional experience, education, and relevant skills. To support a fair recruitment process, we kindly ask that you remove any photos, dates of birth or graduation, gender pronouns, marital status, or other personal information not relevant to the role before submitting your CV/resume. Your CV/resume should focus on your professional and educational background, along with the necessar contact details (email and phone number). We train our hiring teams in inclusive evaluation and regularly review process outcomes to ensure fairness.

DEIB Statement

At Vestas, we recognize the value of diversity, equity, and inclusion in driving innovation and success. We strongly encourage individuals from all backgrounds to apply, particularly those who may hesitate due to their identity or feel they do not meet every criterion. As our CEO states, "Expertise and talent come in many forms, and a diverse workforce enhances our ability to think differently and solve the complex challenges of our industry". Your unique perspective is what will help us powering the solution for a sustainable, green energy future.

BEWARE – RECRUITMENT FRAUD

It has come to our attention that there are a number of fraudulent emails from people pretending to work for Vestas. Read more via this link,

About Vestas

Vestas is the energy industry's global partner on sustainable energy solutions. We are specialised in designing, manufacturing, installing, and servicing wind turbines, both onshore and offshore.

Across the globe, we have installed more wind power than anyone else. We consider ourselves pioneers within the industry, as we continuously aim to design new solutions and technologies to create a more sustainable future for all of us. With more than 185 GW of wind power installed worldwide and 40+ years of experience in wind energy, we have an unmatched track record demonstrating our expertise within the field.

With 30,000 employees globally, we are a diverse team united by a common goal: to power the solution – today, tomorrow, and far into the future.

Vestas promotes a diverse workforce which embraces all social identities and is free of any discrimination. We commit to create and sustain an environment that acknowledges and harvests different experiences, skills, and perspectives. We also aim to give everyone equal access to opportunity.

To learn more about our company and life at Vestas, we invite you to visit our website at and follow us on our social media channels. We also encourage you to join our Talent Universe to receive notifications on new and relevant postings.

Mô tả công việc:

(Mức lương: Thỏa thuận)

Job summary.

In this exciting and challenging role, you will work in our Accounting Team, located in our Ho Chi Minh City office as Accounting Administrative Support. The role provides an opportunity for a qualified individual with exposure to corporate accounting & tax experience in Vietnam to further develop their skills within Acclime Vietnam and support our internal teams in Vietnam. The Accounting Administrative Support reports directly to Accounting Director & Accounting Manager and works closely with Accounting Services Team to meet all aspects, relevant to accounting, tax, other matters compliant with Company's Policy, Vietnamese Accounting System and Law.

What you will do. A day in the life.

The Accounting Administrative Support will assist Accounting Services Team whilst working as part of a team responsible for meeting all aspects of Company's relevant accounting and other needs in accordance with the signed service agreements.

Sounds exciting? Let's explore some of the key responsibilities of the position. On a given day, you will:

• Providing timely and accurate processing of invoices and credit memos
• Meeting any pre-invoicing administration requirements like preparing billing calendar, collecting data for creating invoices, etc.
• Meeting any post-invoicing administration requirements such as completeness, document filing, etc.
• Dealing with internal and external client queries about invoices.
• Assisting with following up statuses of one-off jobs and invoices.
• Sending reminders for payments and contact clients when assigned.
• Preparing invoice reports.
• Participating in improvement of invoice process and other process
• Supporting Departments to photocopy, scan, mail and file documents.
• Other duties within the scope of responsibility at the request of the department head and the board of directors.
• Accountability to Accounting Directors & Accounting Manager
• Report to Accounting Directors & Accounting Manager

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

Competitive salary package

13th salary provision

Private Health Insurance (after the completion of probation)

Proactive annual leave policy, starting with 15 days in the first year

Full support and coaching to fast track the development of your career and realise your potential

Participation in training courses – both internal and external of the organisation

Awards and recognition programs for your achievements and success

Telephone allowance

Team and company celebrations and fun activities on a regular basis

Parking

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học

Yêu cầu công việc:

• Graduate from a Vietnamese University/College, with a Degree in Business Administration /Finance /Accounting.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel and PowerPoint)
• Teamwork and functional understanding of the company
• Confident intermediate English (spoken and written)

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Hành chính Văn phòng,Hành Chính/Văn Phòng,Kế Toán Tổng Hợp,Kế Toán/Kiểm Toán

Đại Học

Không yêu cầu

• Managing and leading the administrative support team.
• Developing, implementing, and enforcing administrative policies and procedures.
• Overseeing office operations, including facilities management and maintenance.
• Managing office budgets, including forecasting and expense control.
• Coordinating procurement of office supplies, equipment, and services.
• Ensuring compliance with health, safety, and environmental regulations.
• Streamlining administrative processes to improve efficiency and reduce costs.
• Providing training and development opportunities for administrative staff.
• Resolving operational issues and implementing corrective actions.
• Liaising with other departments to ensure seamless administrative support.
• Managing vendor relationships and service level agreements.

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Minimum of 6 years of experience in administrative management or operations.
• Proven experience in leading and managing teams.
• Strong understanding of office management principles and best practices.
• Excellent organizational, time management, and problem-solving skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant administrative software.
• Experience in budget management and financial oversight.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to adapt to a hybrid work environment.
• Fluency in English and Vietnamese.

Hạn nộp: 22/10/2025 Mức lương: 7đ - 8đ

Nộp hồ sơ ứng tuyển

THÔNG TIN CƠ BẢN

Số lượng

1

Nơi làm việc

Quận Bình Thạnh - TP HCM

Giờ làm việc

Khác

Loại hình

Nhà hàng/ Bar/ Pub Khác Cà phê/ Quán ăn/ Nhà nghỉ nhỏ

Ngành nghề

Tiền sảnh

Vị trí

Nhân viên

Cập nhật

10/09/ :33

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chăm sóc khách hàng (70%):

Thực hiện công việc trả lời khách trên mạng xã hội của các nhà hàng trong các khung giờ chỉ định, Truyền tải thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ, chương trình marketing đến khách hàng;

Tư vấn, hỗ trợ khách đặt món hoặc đặt bàn tại các nhà hàng;

Cập nhật Recipe món ăn, theo dõi, tạo huỷ món từ chương trình Marketing;

Theo dõi, liên lạc chủ động tặng quà, chúc mừng sinh nhật khách theo quy định công ty;

Giải đáp, xử lý các thắc mắc và feedback của khách hàng;

Cập nhật lịch làm việc của các outlet, tình trạng món của từng outlet để kịp thời tư vấn chính xác cho khách hàng;

Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận.

Hành chính (30%):

Thực hiện công việc hành chính bao gồm khối văn phòng và nhà hàng;

Quản lý Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, cấp phát sổ cùng các tài liệu cho Khối vận hành;

Thực hiện xây dựng biểu mẫu, quy trình . theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận;

Tổng hợp, trình ký các đề xuất từ phía nhà hàng chuyển lên, tương tác với các phòng ban xử lý công tác giấy tờ liên quan tới vận hành.

QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.

Cơ hội thăng tiến lên các chức vụ cao hơn.

12 ngày nghỉ phép hàng năm.

Tuần nghỉ 1 ngày.

Cung cấp đồng phục, hỗ trợ phí gửi xe (nếu có).

Bảo hiểm xã hội đầy đủ.

Giảm giá 20% cho nhân viên đối với đồ ăn và đồ uống.

Team building, sinh nhật và các bữa tiệc của công ty.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Có khoảng 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, ưu tiên kinh nghiệm trong ngành F&B

Tiếng Anh đọc-hiểu và viết.

Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng: Word, Excel, Email. ;

Nhiệt tình, chịu khó trong công việc và có nguyện vọng làm việc lâu dài tại công ty;

Khả năng lập kế hoạch, tổ chức, quản lý công việc khoa học, hiệu quả;

Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao;

Có khả năng giao tiếp tốt, khéo léo và xử lý vấn đề nhanh nhẹn;

Đọc hiểu tiếng anh chuyên ngành F&B.

YÊU CẦU HỒ SƠ

Bộ phận nhân sự sẽ yêu cầu hồ sơ chi tiết khi nhận việc.

Mô tả công việc:

(Mức lương: Thỏa thuận)

• Chăm sóc khách hàng/ Customer Service

• Là người đầu tiên tiếp đón phụ huynh và khách đến trung tâm một cách chuyên nghiệp và thân thiện.

Serve as the first point of contact for parents and visitors, providing warm and professional assistance.

• Trả lời thắc mắc qua điện thoại, email hoặc trực tiếp một cách nhanh chóng và chính xác.

Handle inquiries via phone, email, and in-person, ensuring prompt and accurate responses.

• Hướng dẫn phụ huynh đăng ký học và cung cấp thông tin về các chương trình, lịch học.

Guide parents through the registration process and provide information about programs and schedules.

• Hỗ trợ hành chính/ Administrative Support

• Quản lý và cập nhật hồ sơ học viên chính xác.

Manage student enrollment records and update databases accurately.

• Hỗ trợ sắp xếp lịch học, phân công giáo viên, chuẩn bị tài liệu.

Assist in scheduling classes, coordinating teacher assignments, and preparing materials.

• Thực hiện các công việc vận hành hàng ngày như quản lý quỹ tiền mặt, lập hóa đơn, xử lý thanh toán.

Handle daily operational tasks such as petty cash management, invoicing, and payment processing.

• Vận hành trung tâm/ Center Operations

• Hỗ trợ giáo viên chuẩn bị lớp học, đảm bảo tài liệu và công cụ sẵn sàng.

Support teachers in classroom preparation, ensuring materials and resources are readily available.

• Giữ gìn khu vực lễ tân và không gian hành chính luôn sạch sẽ, gọn gàng.

Maintain a clean and organized reception area and administrative workspace.

• Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội thảo và hoạt động kết nối với phụ huynh.

Coordinate logistics for events, workshops, and parent engagement activities.

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

• Mức lương cạnh tranh

Competitive compensation

• Lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng

Comprehensive career development roadmap

• Thưởng & phụ cấp khi hoàn thành mục tiêu dự án

Bonus & incentives for meeting objectives in targeted assignments and projects

• Được đào tạo toàn diện theo phương pháp Shichida

Full training in the Shichida Method

• Cơ hội thăng tiến lên vị trí Quản trị viên tập sự, làm việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn của ban điều hành cấp cao

Opportunity to grow into a Management Trainee position, reporting directly to a senior executive or director

• Địa điểm làm việc: 372 Bà Hạt, Phường 9, Quận 10, Hồ Chí Minh
• Lịch làm việc – 5,5 ngày/tuần (Nghỉ chiều Chủ Nhật và thứ Hai)

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Cao Đẳng

Yêu cầu công việc:

• Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các ngành (ưu tiên: kinh doanh, kế toán, marketing).

Final-year students or fresh graduates (preferred majors: business, accounting, marketing).

• Ưu tiên những ứng viên hướng ngoại, chủ động, có tinh thần tích cực và luôn mang lại năng lượng tích cực cho mọi người xung quanh.

Outgoing, proactive, and positive individuals who bring great energy to the team.

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Chăm Sóc Khách Hàng,Giáo Dục Mầm Non,Giáo Dục/Đào Tạo,Hành chính Văn phòng,Hành Chính/Văn Phòng,Kinh Doanh/Bán Hàng,Nhân Sự,Đào Tạo

Cao Đẳng

Không yêu cầu

Mô tả công việc:

(Mức lương: Thỏa thuận)

• To response and ensure the Clients' enquiries and requests are addressed in a timely manner and other admin tasks.
• To coordinate with sales team, other internal teams, suppliers to ensure the service/ product quality and customers' requirements are met.
• To handle Clients' feedback, response (if any) according to the company, Clients' procedures and service standard.
• To communicate with sales team and key vendors regarding the latest development of the Clients and maintain updated Clients' profile information.
• To proactively share among team members on new knowledge and on lessons learnt from the mistakes/ improperly practice improving quality service to team.
• To assist and back up other team members and provide supports; report to Manager/ Leader.

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

• Chế độ bảo hiểm
• Du Lịch
• Chế độ thưởng
• Chăm sóc sức khỏe
• Đào tạo
• Tăng lương

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Trung cấp - Nghề

Yêu cầu công việc:

• University Degree in Law / English or related major.
• Fluent written and spoken English & Chineese.
• Have experience in Customer Service in sizable International Companies at least 1 years.
• Have working experience in Law, Compliance Company or Social Responsibility Audit is a priority.
• Have experience in Training, Testing, Certification,Corporate Social Responsibility is preferable.
• Be able to complete job accurately & timely.
• Careful, hardworking, team work spirit and willing to work overtime.
• Ability to work under high pressure.

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Chăm Sóc Khách Hàng

Trung cấp - Nghề

Không yêu cầu

Địa điểm: (Hà Nội – 17T9, Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa, Thanh Xuân)

Hình thức làm việc: Full‑time

Phòng ban: Sales

Cấp bậc: Nhân viên

Báo cáo cho: Trưởng bộ phận Sales

1) MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Đảm bảo thu thập chi phí nhanh & chính xác, soạn chào giá đúng chuẩn, chăm sóc – theo dõi lô hàng theo SOP; phối hợp hiệu quả với Sales/Ops/Customs/Trucking để hỗ trợ ra giá, chốt đơn, giao hàng đúng hạn và nâng cao mức độ hài lòng khách hàng.

2) NHIỆM VỤ CHÍNH (KEY RESPONSIBILITIES)

· Thu thập & cập nhật chi phí (VN & quốc tế): Hải quan, trucking nội địa, local charges, cước hãng tàu/hãng bay và phụ phí, làm báo cáo tổng hợp hàng tuần

· Xây & gửi chào giá: Lập Quotation theo template (scope, Incoterms, phụ phí, validity), gửi khách và theo dõi chào giá.

· Chăm sóc khách hàng theo kịch bản chuẩn: liên hệ xác nhận nhu cầu, ETD/ETA, Incoterms, hàng hóa, tần suất; đặt lịch làm việc cho Sales; cập nhật đầy đủ, đúng tiến độ.

· Theo dõi lô hàng: kiểm soát mốc cut‑off/SI/VGM/OBD/ATA/D/O, phối hợp Ops/Customs/Trucking; chủ động nhắc việc đúng hạn, phòng ngừa rủi ro DEM/DET.

· Báo cáo & cải tiến: theo dõi tiến độ báo giá, độ chính xác costing, lỗi chứng từ; đề xuất tối ưu mẫu biểu/quy trình, cập nhật rate card định kỳ.

· Quản trị tài liệu: duy trì bộ RFQ/Quote/Booking/SI/BL‑AWB checklist/Rate Card theo hướng dẫn.

3) YÊU CẦU ỨNG VIÊN (REQUIREMENTS)

Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học thuộc khối Logistics/XNK/Kinh tế/Quản trị hoặc liên quan.

Kinh nghiệm:

· Ưu tiên ứng viên đã xử lý hàng nhập (import) ≥ 6 tháng: nắm quy trình D/O, DTHC, thông quan nhập, storage/DET/DEM, giao hàng last‑mile.

· Có kinh nghiệm CS/Costing/Operations trong forwarding là lợi thế.

Kiến thức – Kỹ năng:

· Hiểu Incoterms 2020, quy trình FCL/LCL/Air, thành phần chi phí logistics; đọc & điền SI/BL/AWB/INV/PL.

· Excel/Google Sheets khá (XLOOKUP/VLOOKUP, Pivot, công thức cơ bản); soạn email nghiệp vụ (VN/EN).

· Quản lý thời gian, theo dõi đa nhiệm; giao tiếp rõ ràng; tư duy số liệu & chi phí.

Phẩm chất: Tỉ mỉ, kỷ luật, chủ động học hỏi, tinh thần dịch vụ; tuân thủ bảo mật (NDA).

4) QUYỀN LỢI, CHÍNH SÁCH LƯƠNG & THƯỞNG (OFFER PACKAGE)

· Lương cơ bản (Gross): Thỏa thuận (điều chỉnh theo năng lực và thị trường).

· Thử việc: 2 tháng

· Phụ cấp: Điện thoại, gửi xe

· KPI Bonus (tháng): theo thực tế KPI hoàn thiện

· Thưởng quý/năm: (tùy kết quả team).

· Tháng lương 13 (Tết): theo quy chế công ty.

· Đào tạo & chứng chỉ: có cơ hội tham gia các khóa nghiệp vụ, workshop. Cơ hội công tác cảng/kho/đại lý trong nước & quốc tế.

· BHXH/BHYT/BHTN: theo luật; OT/leave theo quy định.

5) THÔNG TIN LÀM VIỆC

· Thời gian: Thứ 2 – Thứ 6, 08:30–17:30; Thứ 7, 8:30-12:00 (linh hoạt WFH).

· Địa điểm: 17T9, Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa, Thanh Xuân

6) CÁCH ỨNG TUYỂN

Vui lòng gửi CV về

Tiêu đề email: (Customer Service – Sales Support) – Họ tên – Thời gian có thể bắt đầu.